Selamat Datang

Selamat datang di blog saya.....yang berisi hal-hal terkait Gugus Kendali Mutu (GKM) sebagai upaya untuk meningkatkan produktivitas. Semoga bermanfaat.

Selasa, 03 November 2009

Fasilitator Gugus Kendali Mutu

Orang yang paling penting dalam program Gugus Kendali Mutu adalah fasilitator. Orang ini menjadi penghubung antara berbagai kelompok. Itu berarti bahwa kemampuan dan pendidikan yang diberikannya menentukan arah dan keberhasilan program. Walaupun demikian, sulit untuk menentukan latihan yang tepat, sifat-sifat pribadi lebih penting dibandingkan dengan informasi faktual. Barangkali satu-satunya cara untuk memahami luas dan intensitas latihan adalah dengan memeriksa peranan yang dimainkan oleh fasilitator, yaitu :

  1. Memberikan nasehat kepada panitia pengarah.
  2. Membuat atau membantu membuat bahan untuk latihan.
  3. Melatih atau membantu melatih kelompok-kelompok lainnya.
  4. Menghadiri sebagian pertemuan yang diadakan oleh setiap gugus yang ada.
  5. Secara aktif mempromosikan Gugus Kendali Mutu.
  6. Mengatur kunjungan ke pabrik lain dan pembicara tamu untuk berbicara di depan Gugus Kendali Mutu di pangkalan dasarnya.
  7. Mengkoordinasikan kegiatan semua gugus.
  8. Membantu gugus membuat laporan dan penyajian.
  9. Memberikan dukungan dan bantuan kalau diperlukan.

Seorang fasilitator yang handal tidak dihasilkan dari latihan yang berlangsung beberapa hari, sebaliknya mereka telah menjalani pendidikan dalam waktu yang lama dalam kecakapan yang diperlukan, biasanya dalam tingkat pendidikan yang tinggi. Fasilitator diperlukan manakala dalam sebuah perusahaan terdapat lebih dari satu gugus. Fasilitator adalah penghubung antara panitia pengarah dan para pemimpin gugus. Jumlah fasilitator tergantung pada jumlah GKM dalam suatu unit kerja.Tugas fasilitator adalah mengkoordinir dan memperlancar kegiatan gugus. Fasilitator dipilih dari antara Kepala-kepala Divisi atau para pekerja terpilih oleh Manajemen. Fasilitator bertanggung jawab atas satu atau lebih GKM. Peran fasilitator adalah sebagai berikut:

  1. Memberitahukan semua tingkatan manajemen dan perolehan bantuan dan dukungan mereka
  2. Menyediakan pelatihan GKM bagi para pemimpin dan membantu dalam pelatihan GKM jika diperlukan.
  3. Memelihara terjadinya keterbukaan dan lingkungan yang yang mendukung.
  4. Meyakinkan anggota GKM dan mengarahkan aktivitas mereka ke permasalahan yang berkait dengan kerja.
  5. Sebagai penengah atau mediator dalam memecahkan masalah.
  6. Sebagai nara sumber bagi GKM.
  7. Melakukan evaluasi biaya-biaya dan keuntungan-keuntungan program acara GKM dan menyampaikan pelaporan kepada Manajemen.

Kemampuan/peran fasilitator dapat diukur berdasarkan indikator sebagai berikut :

  1. Kemampuan fasilitator memahami metode yang diterapkan dalam kegiatan gugus kendali mutu.
  2. Kemampuan fasilitator dalam memberikan bantuan teknis.
  3. Kesediaan fasilitator menghadiri pertemuan GKM.
  4. Kemampuan fasilitator menjadi penghubung dengan pihak lain atau atasan.
  5. Kemampuan fasilitator memberi pelatihan atau kesempatan pelatihan GKM kepada anggota gugus.
  6. Komitmen fasilitator memacu GKM agar menyelesaikan permasalahan tepat waktu.

Baca Selengkapnya......

Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)

Gugus kendali mutu dimulai dari komitmen manajemen dan orang-orang yang terlibat dalam kegiatan perusahaan. Struktur GKM disusun berdasarkan musyawarah anggota dalam pertemuan gkm, dengan memilih ketua, sekretaris, anggota dan tentu harus ada fasilitator.
Setelah komitmen dan struktur gugus kendali mutu terbentuk, orang-orang yang terlibat dalam operasional GKM harus mendapatkan pelatihan mengenai metodologi yang akan diterapkan. Pelatihan dapat dimulai dari fasilitator dan pemimpin gugus, dan selanjutnya dilakukan terhadap semua anggota gugus dan semua unsur yang terlibat dalam gugus kendali mutu.

Beberapa hal penting dalam melaksanakan GKM yang harus menjadi pegangan orang-orang yang telibat didalamnya adalah sebagai berikut :
  1. Dalam penyelesaian masalah, rumusan sasaran harus memenuhi persyaratan SMART, yaitu sistematis (Systematic), dapat diukur (Measurable), dapat dicapai (Attainable), realistis/masuk akal (Realistic/Reasonable) dan berorientasi pada waktu (Time Oriented).
  2. Pengendalian dimulai dengan menentukan sasaran yang dapat diukur (kuantitatif) yaitu kontrol hasil melalui proses dan bukan melalui hasil produk, pada dasarnya kontrol adalah PDCA (Plan-Do-Check-Action), berbicara dengan data dan menggunakan metodologi pemecahan masalah yang sudah disepakati (misal Delta, delapan langkah dan tujuh alat).

Dalam menjalankan langkah-langkah pemecahan masalah dapat digunakan tujuh alat statistik sebagai alat bantu pengendalian mutu, yang terdiri dari :

  1. Lembar periksa (Check Sheet).
  2. Pemisahan masalah (Stratifikasi).
  3. Diagram penyebaran data (Histogram).
  4. Diagram prioritas (Diagram Pareto)
  5. Diagram sebab akibat (Diagram tulang ikan atau Ishikawa Diagram/Fishbone diagram)
  6. Diagram Pencar (Scatter diagram)
  7. Peta pengendalian (Control Chart)

Tujuh alat statistik sederhana tersebut biasanya dipandang cukup memadai, tetapi demi lebih sempurna atau lebih tajam analisa dapat dipakai teknik-teknik statistik yang lain.

Dalam mengumpulkan ide atau pendapat dengan partisipasi dari seluruh anggota, teknik sumbang saran (brainstorming) sangat dianjurkan karena teknik ini terbukti sangat efektif. Melalui cara ini, diharapkan akan diperoleh masukan sebanyak-banyaknya dan menghasilkan pemikiran/ide yang terbaik untuk dipilih dan ditindaklanjuti. Proses sumbang saran akan memberikan hasil yang luar biasa bila dalam pelaksanaannya menerapkan “pola berpikir kreatif”.
Alat bantu lain untuk pengumpulan ide/pendapat adalah NGT (Nominal Group Technique) yang dikembangkan oleh Andre L. Delbecq dan Andrew H. Van de Ven pada tahun 1968. Apabila sumbang saran dilakukan dengan “bersuara” atau menyebutkan ide dengan suara, maka melalui NGT, pengumpulan data dilakukan dengan”diam”. Hal ini untuk menghindari “rasa malu” karena merasa idenya jelek atau kurang bermutu. Data-data yang sudah terkumpul kemudian ditentukan prioritasnya berdasarkan nominasi kelompok melalui jumlah nilai atau angka terbesar.
Siklus PDCA mengingatkan orang untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara sadar dan konsekuen. Metodologi pemecahan masalah mengadopsi siklus PDCA dengan delapan langkah yang terdiri dari :
1. Identifikasi masalah.
Sering suatu persoalan tidak selalu jelas, dengan demikian setiap anggota gugus harus mampu merumuskan dam mendiagnosis persoalan nyata yang dihadapinya. Alat bantu yang biasa digunakan adalah : Stratifikasi, diagram pareto, control chart.
2. Analisa Data.
Tujuan analisa data adalah agar persoalan menjadi lebih jelas dan mampu menggambarkan obyek dan penyimpangannya sehingga mampu menentukan target dari perbaikan yang akan dilakukan. Data dapat dikumpulkan melalui wawancara, dokumen, observasi, lembar data, stratifikasi. Alat bantu yang biasa digunakan adalah stratifikasi, diagram pareto, diagram balok, control chart
3. Analisa Sebab
Bertujuan untuk mencari dan mendapatkan sebab yang paling mungkin terhadap terjadinya penyimpangan. Alat bantu yang bisa digunakan adalah diagram ishikawa, sumbang saran dan nominal group techique (NGT).
4. Membuat Rencana Penanggulangan
Tujuan dari langkah ini adalah memberikan arah dan jenis aktifitas yang akan dilaksanakan dalam rangka penanggulangan masalah dengan cara menetapkan rencana tindakan, menetapkan proses pelaksanaan penanggulangan, menentukan personil, fasilitas, waktu dan tempat. Cara terbaik menentukan langkah ini dengan 5W + 1H atau 5W + 2H (Why, What, Where, When, Who, How dan How Much)
5. Melaksanakan Rencana Penanggulangan
Tujuannya untuk mendapatkan masukan dari umpan balikdari rencana penanggulangan dan menguju efektifitas rencana melalui metode uji coba, penelitian kerja dan lain-lain.
6. Meneliti hasil
Tujuannya adalah mengetahui efektifitas dan kemampuan melaksnakan penanggulangan persoalan kualitas. Metode yang digunakan dapat berupa diagtram garis, diagram balok/histogram, diagram pareto.
7. Standarisasi
Tujuannya adalah agar persoalan yang sama tidak terulang kembali sehingga perlu disusun standarisasi melalui pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) berdasarkan hasil aktivitas GKM. SOP tersebut merupakan manual kerja disertai dengan deskripsi jabatan (tugas, metode, dan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi).
8. Menentukan tema berikutnya.
Tujuannya agar kegiatan GKM tidak berhenti atau selalu berkesinambungan. Ini berarti perusahaan melalui GKM selalu berusaha memperbaiki diri dengan meningkatkan kualitas dari waktu ke waktu tanpa henti. Dalam menentukan tema berikutnya tersebut perlu dikemukakan alasan, data dan tujuan atau sasaran yang akan dicapai.

Baca Selengkapnya......

Minggu, 01 November 2009

Komentar dari Konvensi GKM Jawa Tengah 2009

Semangat Pagi !!
Mengikuti konvensi gkm tingkat Jawa Tengah merupakan agenda rutin. Kali ini konvensi diselenggarakan tanggal 28-29 Oktober 2009 di hotel Patra Semarang. Sebagai salah satu peserta tentu penulis mempunyai pendapat tentang penyelenggaraan tahun ini yang terasa cukup menggairahkan, meskipun banyak kekurangan disana-sini. Kegairahan dimulai pada hari pertama yang bertepatan dengan hari Sumpah Pemuda , 20 team yang dibagi menjadi dua stream, A dan B, masing-masing mencoba meyakinkan juri bahwa improvement yang mereka lakukan adalah yang terbaik. Tak jarang perdebatan cukup sengit terjadi antara peserta dan juri terutama di stream B. Mereka mempunyai pendapat yang berbeda meskipun bertujuan sama, peningkatan produktifitas karyawan !!. Beberapa fasilitator yang hadir kurang sependapat dengan juri terkait dengan perbedaan sistem yang diterapkan di GKM, banyak cara yang bisa ditempuh untuk melakukan improvement dan menyelesaikan problem di tempat kerja. Yang penting speak with data and to do the best.

Penyelenggaraan hari kedua lebih menarik dengan diberikan kesempatan peserta menggelar display yang bisa disaksikan oleh semua peserta dan tamu undangan yang hadir. Peserta mencoba unjuk gigi, we are the best !!. Sayangnya, kegairahan di acara pembukaan tidak berlanjut di arena yang sebenarnya....presentasi gugus. Dengan penataan ruangan yang kurang representative, sound system yang ala kadarnya, dan prasarana lain yang kurang mendukung, membuat peserta tidak bisa tampil all out di sesi pembukaan....yel-yel, jeng-jeng, senam, drama dan lain-lain yang sudah dipersiapkan peserta jadi kurang terasa gregetnya. Tetapi semua itu tidak mempengaruhi peserta saat menyajikan materi utama, tetap semangat, tetap bergairah dan berjuang sampai titik darah penghabisan.
Acara yang ditunggu peserta telah tiba, pengumuman sebagai team dengan improvement terbaik. Akhirnya terpilih enam team sebagai GKM terbaik, tetapi sayangnya dari 2 stream yang ada, hanya 1 peserta dari stream A yang masuk, itupun "cuma" sebagai harapan 1, sementara dari stream B ada lima peserta. Waduh gimana nich Pak Juri, kenapa bisa jadi begini....?
Tetapi dalam bertanding selalu harus ada yang terbaik, tidak ada team yang merasa dikalahkan, karena kemenangan bukanlah tujuan akhir mereka. Masih ada tujuan-tujuan lain yang lebih besar terutama peningkatan produktifitas di semua lini di perusahaan, untuk menjadikan perusahaan menjadi yang terbaik. Dengan GKM masalah akan teratasi...!!. Tidak ada kata kalah, yang ada adalah kata sukses atau sedang belajar...! Mari ber-GKM dan Tetap Semangat !!!

Baca Selengkapnya......