Gugus Kendali Mutu

Salam Mutu !

Rekan-rekan penggiat mutu, berikut saya sajikan beberapa hal terkait kegiatan gugus kendali mutu (GKM) yang semakin lama dirasakan semakin bermanfaat bagi peningkatan produktivitas.

Pengertian Gugus Kendali Mutu
Istilah Gugus Kendali Mutu (GKM) pertama kali lahir sebagai respon terhadap munculnya persoalan “krisis produktivitas”. Fenomena ini pertama kali mencuat di dunia industri yang melibatkan negara-negara industri terutama di Jepang dan Amerika pada tahun 1970-an dan 1980-an. Pada saat itu terjadi banjir barang buatan Jepang di pasar Amerika dan Kanada. Sementara itu di Amerika Utara berada dalam periode dengan inflasi tinggi dan pengangguran yang tinggi. Para analis menduga bahwa sumber terjadinya pengangguran yang tinggi adalah karena krisis produktivitas. Oleh karena itu pemecahannya disarankan untuk peningkatkan produktivitas .

Gugus Kendali Mutu dimulai di Jepang setelah perang dunia kedua ketika manajemen Amerika berupa Statistical Quality Control dan ilmu-ilmu lainnya, difungsikan untuk membantu menbangun kembali negara Jepang. Bertahun-tahun metode ini digunakan untuk menyiapkan manajemen dan pekerja hingga pada pertengahan tahun 1950, ketika Dr. Kaoru Ishikawa mulai mengintregrasikan budaya dan ilmu sosial Jepang secara teknik dengan ilmu statistik yang didasarkan pada konsep, pendekatan dan teknik Quality Circle. Hasil dari penggabungan metode ini dinamakan Quality Control Circle (QCC). QCC adalah sebuah proses pemecahan persoalan secara terstruktur yang mengajarkan orang untuk mendifinisikan persoalan secara lebih mendalam sehingga penyebab persoalan yang sebenarnya dapat teratasi.
Konsep Gugus Kendali Mutu merupakan sintesis dari pengendalian mutu dengan menggunakan metode statistik yang berasal dari Amerika dengan kebiasaan organisasi yang terdapat di Jepang. Jepang mengambil konsep pengendalian mutu dan mengembangkan secara pragmatis dalam Gugus Kendali Mutu. Dalam penafsiran ulang yang dilakukan di Jepang, semua orang dalam jenjang organisasi, dari manajemem puncak sampai karyawan paling bawah, memperoleh latihan dalam hal konsep dan teknik pengendalian dengan menggunakan statistik.
Quality Control Circle (QCC) adalah suatu teknik pengawasan kualitas dimana karyawan dan pimpinan bersama-sama mencoba memperbaiki dan meningkatkan kualitas produksi. QCC mengubah tujuan dari mengawasi kualitas menjadi meningkatkan kualitas. Melalui QCC, karyawan dan pimpinan melakukan usaha bersama untuk meningkatkan desain, produktivitas, penekanan biaya produksi, keselamatan kerja, dan pelayanan purna jual. Jika semula pengawasan kualitas hanya diterapkan pada bagian produksi saja, maka di Jepang diterapkan di semua bidang dan bagian operasi perusahaan, sehingga disebut Total Quality Control.
Gugus Kendali Mutu merupakan mekanisme formal yang dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreatifitas di antara karyawan. Kelompok kecil pekerja terlibat dalam suatu proses pengkajian bersaman untuk menyingkapkan dan memecahkan persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan. Gugus Kendali Mutu harus bekerja secara terus menerus dan tidak tergantung pada proses produksi.
Keanggotaan gugus bersifat sukarela dengan jumlah anggota gugus berlainan tergantung pada kebijaksanaan organisasi. Biasanya jumlah itu berkisar antara tiga dan dua puluh karyawan, dengan rata-rata delapan sampai sepuluh orang. Para anggota mengadakan pertemuan secara teratur dan mempelajari kecakapan pergaulan dan metode statistik yang berkaitan dengan pemecahan persoalan, memilih dan memecahkan persoalan. Pertemuan dilakukan secara berkala dan dipimpin oleh kepala kelompok, baik dalam jam kerja normal atas persetujuan pengawas dan di luar jam kerja biasa berdasarkan inisiatif karyawan sendiri.
Dalam kerangka Gugus Kendali Mutu, kepala kelompok tidak mempunyai kekuasaan terhadap anggota lainnya tetapi lebih merupakan seorang moderator pembicaraan yang memperlancar proses pemecahan persoalan. Kebanyakan organisasi juga menggunakan fasilitator. Fasilitator mempersiapkan program pelatihan, memberikan latihan dan bimbingan terus menerus bagi para kepala gugus, dan atas permintaan, memberikan latihan bagi anggota team.
Manfaat penerapan program GKM secara lebih terperinci dapat dilihat dari sisi karyawan dan organisasi perusahaan. Manfaat bagi karyawan :

1. Kesempatan untuk meningkatkan kemampuan pribadi.
2. Mendapat perhatian orang lain.
3. Latihan menganalisis masalah dengan mempergunakan metode-metode statistik yang praktis.
4. Lebih memahami teknik-teknik pengendalian kualitas.
5. Mendorong peningkatan kreativitas.
   

Sedangkan bagi organisasi perusahaan, memberi manfaat :

1. Sarana untuk meningkatkan produktivitas.
2. Kualitas hasil kerja pelayanan dan jasa menjadi lebih baik.
3. Membangkitkan semangat dan mengembangkan rasa memiliki,
4. Bertanggung jawab dan selalu mawas diri dari seluruh karyawan.
5. Mengurangi kesalahan serta memperbaiki mutu.

Disamping adanya manfaat atau keuntungan, bahwa dari terbentuknya GKM, terdapat pula kelemahannya. Kelemahan dari adanya GKM tersebut adalah sebagai berikut:

1. Meski partisipasi dalam gugus bersifat sukarela, akan tetapi dalam prakteknya bukan tidak mungkin terjadinya partisipasi itu karena tekanan sejawat. Jika tidak bersedia ikut ambil bagian dalam gugus akan dipandang sebagai kurangnya perhatian terhadap tujuan perusahaan dan dengan demikian merusak kemungkinan promosi seseorang.
2. Kalau terjadi hal seperti itu GKM menjadi beban dan bukannya suatu kerangka motivasi.
3. Terdapat kekurangan spontanitas gugus menjadi tidak produktif dan tidak aktif.
4. Di beberapa perusahaan peserta GKM mengeluhkan adanya keterlibatan dalam pengendalian mutu atau teknis produksi yang terlalu besar.
5. Perusahaan memberikan tekanan terlalu besar pada produktivitas dari pada potensi karyawan
6. Partisipasi cenderung menjadi sekedar ritual belaka, dan terjadi kehilangan spontanitas.
7. Dampaknya semakin sulit bagi anggota kelompok untuk menemukan persoalan baru untuk diatasi.

Tujuan Gugus Kendali Mutu
Tujuan GKM adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan / instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas. Objek perbaikan (tema) GKM sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota gugus, fasilitator, ketua GKM atau pimpinan perusahaan / organisasi.
Secara lebih terperinci tujuan GKM dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Mengurangi kesalahan dan meningkatkan mutu
2. Mengilhami kerja tim yang lebih baik
3. Mendorong keterlibatan dalam tugas
4. Meningkatkan motivasi karyawan
5. Menciptakan kemampuanmemecahkan masalah.
6. Menimbulkan sikap “mencegah masalah”.
7. Memperbaiki komunikasi dan mengembangkan hubungan di antara manajer dan karyawan.
8. Mengembangkan kesadaran akan keamanan yang tinggi
9. Memajukan karyawan dan mengembangkan kepemimpinan.
10. Mendorong penghematan biaya.

Alasan mengapa kualitas yang ditekankan adalah bahwa dengan tingkat kualitas yang tinggi berarti menyenangkan pelanggan dan mendorong kemajuan bisnis. Selanjutnya pengurangan tingkat cacat atau kerusakan berarti mempertinggi produktivitas dan laba, serta meningkatkan keamanan kerja.

Terdapat beberapa faktor kunci yang menentukan keberhasilan suatu kegiatan gugus kendali mutu. Kunci sukses tersebut adalah :

1. Komitmen dari manajemen puncak terhadap kelangsungan kegiatan GKM dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk ambil bagian dalam memecahkan masalah yang mendorong ke arah peningkatan mutu dan produktifitas, memberikan pengakuan terhadap keberhasilan GKM, diantaranya dengan menghadiri acara penyerahan penghargaan bagi GKM yang berhasil.
2. Menjaga keaktifan dan rutinitas GKM dalam mengadakan pertemuan untuk membahas permasalahan.Dalam hal ini keaktifan anggota dalam diskusi, peran fasilitator dan ketersediaan sarana dan prasarana sangat diperlukan.
3. Kepastian adanya pelatihan yang memadai. Fasilitator harus mampu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang diperlukan ketua gugus dan anggotanya, dan mengusahakan bisa mendapatkan pelatihan yang dibutuhkan.
4. Partisipasi aktif dari manajemen menengah, dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk ambil bagian dalam memecahkan masalah yang mendorong ke arah peningkatan mutu dan produktifitas melalui implementasi program yang disusun GKM, menjamin terlaksananya pelatihan yang dibutuhkan GKM, mengawasi kegiatan GKM di tiap departemen, menghadiri konvensi GKM, melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan konvensi, dan memberikan pengakuan terhadap GKM yang berhasil dalam konvensi.
5. Memelihara kemampuan dalam kepemimpinan di GKM, dimana hal tersebut memungkinkan untuk lahirnya pemimpin-peminpin GKM baru yang berkualitas, mampu membuat perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kerja GKM, menjalin hubungan dengan fasilitator, atasan dan pihak-pihak terkait, memastikan pertemuan GKM berjalan sesuai rencana.
6. Pelaksanaan Konvensi yang teratur dan adanya penghargaan yang memadai bagi GKM yang berhasil dalam konvensi.

Demikian sekilas mengenai GKM, pada tulisan selanjutnya akan saya sajikan langkah-langkah dan alat bantu statistik yang dapat dipakai dalam ber-GKM. Semoga bermanfaat.

Baca Selengkapnya......