Fasilitator Gugus Kendali Mutu

Orang yang paling penting dalam program Gugus Kendali Mutu adalah fasilitator. Orang ini menjadi penghubung antara berbagai kelompok. Itu berarti bahwa kemampuan dan pendidikan yang diberikannya menentukan arah dan keberhasilan program. Walaupun demikian, sulit untuk menentukan latihan yang tepat, sifat-sifat pribadi lebih penting dibandingkan dengan informasi faktual. Barangkali satu-satunya cara untuk memahami luas dan intensitas latihan adalah dengan memeriksa peranan yang dimainkan oleh fasilitator, yaitu :

1. Memberikan nasehat kepada panitia pengarah.
2. Membuat atau membantu membuat bahan untuk latihan.
3. Melatih atau membantu melatih kelompok-kelompok lainnya.
4. Menghadiri sebagian pertemuan yang diadakan oleh setiap gugus yang ada.
5. Secara aktif mempromosikan Gugus Kendali Mutu.
6. Mengatur kunjungan ke pabrik lain dan pembicara tamu untuk berbicara di depan Gugus Kendali Mutu di pangkalan dasarnya.
7. Mengkoordinasikan kegiatan semua gugus.
8. Membantu gugus membuat laporan dan penyajian.
9. Memberikan dukungan dan bantuan kalau diperlukan.
   

Seorang fasilitator yang handal tidak dihasilkan dari latihan yang berlangsung beberapa hari, sebaliknya mereka telah menjalani pendidikan dalam waktu yang lama dalam kecakapan yang diperlukan, biasanya dalam tingkat pendidikan yang tinggi. Fasilitator diperlukan manakala dalam sebuah perusahaan terdapat lebih dari satu gugus. Fasilitator adalah penghubung antara panitia pengarah dan para pemimpin gugus. Jumlah fasilitator tergantung pada jumlah GKM dalam suatu unit kerja.Tugas fasilitator adalah mengkoordinir dan memperlancar kegiatan gugus. Fasilitator dipilih dari antara Kepala-kepala Divisi atau para pekerja terpilih oleh Manajemen. Fasilitator bertanggung jawab atas satu atau lebih GKM. Peran fasilitator adalah sebagai berikut:

1. Memberitahukan semua tingkatan manajemen dan perolehan bantuan dan dukungan mereka
2. Menyediakan pelatihan GKM bagi para pemimpin dan membantu dalam pelatihan GKM jika diperlukan.
3. Memelihara terjadinya keterbukaan dan lingkungan yang yang mendukung.
4. Meyakinkan anggota GKM dan mengarahkan aktivitas mereka ke permasalahan yang berkait dengan kerja.
5. Sebagai penengah atau mediator dalam memecahkan masalah.
6. Sebagai nara sumber bagi GKM.
7. Melakukan evaluasi biaya-biaya dan keuntungan-keuntungan program acara GKM dan menyampaikan pelaporan kepada Manajemen.
   

Kemampuan/peran fasilitator dapat diukur berdasarkan indikator sebagai berikut :

1. Kemampuan fasilitator memahami metode yang diterapkan dalam kegiatan gugus kendali mutu.
2. Kemampuan fasilitator dalam memberikan bantuan teknis.
3. Kesediaan fasilitator menghadiri pertemuan GKM.
4. Kemampuan fasilitator menjadi penghubung dengan pihak lain atau atasan.
5. Kemampuan fasilitator memberi pelatihan atau kesempatan pelatihan GKM kepada anggota gugus.
6. Komitmen fasilitator memacu GKM agar menyelesaikan permasalahan tepat waktu.

Baca Selengkapnya......

Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA)

Gugus kendali mutu dimulai dari komitmen manajemen dan orang-orang yang terlibat dalam kegiatan perusahaan. Struktur GKM disusun berdasarkan musyawarah anggota dalam pertemuan gkm, dengan memilih ketua, sekretaris, anggota dan tentu harus ada fasilitator.
Setelah komitmen dan struktur gugus kendali mutu terbentuk, orang-orang yang terlibat dalam operasional GKM harus mendapatkan pelatihan mengenai metodologi yang akan diterapkan. Pelatihan dapat dimulai dari fasilitator dan pemimpin gugus, dan selanjutnya dilakukan terhadap semua anggota gugus dan semua unsur yang terlibat dalam gugus kendali mutu.

Beberapa hal penting dalam melaksanakan GKM yang harus menjadi pegangan orang-orang yang telibat didalamnya adalah sebagai berikut :

1. Dalam penyelesaian masalah, rumusan sasaran harus memenuhi persyaratan SMART, yaitu sistematis (Systematic), dapat diukur (Measurable), dapat dicapai (Attainable), realistis/masuk akal (Realistic/Reasonable) dan berorientasi pada waktu (Time Oriented).
2. Pengendalian dimulai dengan menentukan sasaran yang dapat diukur (kuantitatif) yaitu kontrol hasil melalui proses dan bukan melalui hasil produk, pada dasarnya kontrol adalah PDCA (Plan-Do-Check-Action), berbicara dengan data dan menggunakan metodologi pemecahan masalah yang sudah disepakati (misal Delta, delapan langkah dan tujuh alat).

Dalam menjalankan langkah-langkah pemecahan masalah dapat digunakan tujuh alat statistik sebagai alat bantu pengendalian mutu, yang terdiri dari :

1. Lembar periksa (Check Sheet).
2. Pemisahan masalah (Stratifikasi).
3. Diagram penyebaran data (Histogram).
4. Diagram prioritas (Diagram Pareto)
5. Diagram sebab akibat (Diagram tulang ikan atau Ishikawa Diagram/Fishbone diagram)
6. Diagram Pencar (Scatter diagram)
7. Peta pengendalian (Control Chart)

Tujuh alat statistik sederhana tersebut biasanya dipandang cukup memadai, tetapi demi lebih sempurna atau lebih tajam analisa dapat dipakai teknik-teknik statistik yang lain.

Dalam mengumpulkan ide atau pendapat dengan partisipasi dari seluruh anggota, teknik sumbang saran (brainstorming) sangat dianjurkan karena teknik ini terbukti sangat efektif. Melalui cara ini, diharapkan akan diperoleh masukan sebanyak-banyaknya dan menghasilkan pemikiran/ide yang terbaik untuk dipilih dan ditindaklanjuti. Proses sumbang saran akan memberikan hasil yang luar biasa bila dalam pelaksanaannya menerapkan “pola berpikir kreatif”.
Alat bantu lain untuk pengumpulan ide/pendapat adalah NGT (Nominal Group Technique) yang dikembangkan oleh Andre L. Delbecq dan Andrew H. Van de Ven pada tahun 1968. Apabila sumbang saran dilakukan dengan “bersuara” atau menyebutkan ide dengan suara, maka melalui NGT, pengumpulan data dilakukan dengan”diam”. Hal ini untuk menghindari “rasa malu” karena merasa idenya jelek atau kurang bermutu. Data-data yang sudah terkumpul kemudian ditentukan prioritasnya berdasarkan nominasi kelompok melalui jumlah nilai atau angka terbesar.
Siklus PDCA mengingatkan orang untuk melaksanakan setiap pekerjaan secara sadar dan konsekuen. Metodologi pemecahan masalah mengadopsi siklus PDCA dengan delapan langkah yang terdiri dari :
1. Identifikasi masalah.
Sering suatu persoalan tidak selalu jelas, dengan demikian setiap anggota gugus harus mampu merumuskan dam mendiagnosis persoalan nyata yang dihadapinya. Alat bantu yang biasa digunakan adalah : Stratifikasi, diagram pareto, control chart.
2. Analisa Data.
Tujuan analisa data adalah agar persoalan menjadi lebih jelas dan mampu menggambarkan obyek dan penyimpangannya sehingga mampu menentukan target dari perbaikan yang akan dilakukan. Data dapat dikumpulkan melalui wawancara, dokumen, observasi, lembar data, stratifikasi. Alat bantu yang biasa digunakan adalah stratifikasi, diagram pareto, diagram balok, control chart
3. Analisa Sebab
Bertujuan untuk mencari dan mendapatkan sebab yang paling mungkin terhadap terjadinya penyimpangan. Alat bantu yang bisa digunakan adalah diagram ishikawa, sumbang saran dan nominal group techique (NGT).
4. Membuat Rencana Penanggulangan
Tujuan dari langkah ini adalah memberikan arah dan jenis aktifitas yang akan dilaksanakan dalam rangka penanggulangan masalah dengan cara menetapkan rencana tindakan, menetapkan proses pelaksanaan penanggulangan, menentukan personil, fasilitas, waktu dan tempat. Cara terbaik menentukan langkah ini dengan 5W + 1H atau 5W + 2H (Why, What, Where, When, Who, How dan How Much)
5. Melaksanakan Rencana Penanggulangan
Tujuannya untuk mendapatkan masukan dari umpan balikdari rencana penanggulangan dan menguju efektifitas rencana melalui metode uji coba, penelitian kerja dan lain-lain.
6. Meneliti hasil
Tujuannya adalah mengetahui efektifitas dan kemampuan melaksnakan penanggulangan persoalan kualitas. Metode yang digunakan dapat berupa diagtram garis, diagram balok/histogram, diagram pareto.
7. Standarisasi
Tujuannya adalah agar persoalan yang sama tidak terulang kembali sehingga perlu disusun standarisasi melalui pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) berdasarkan hasil aktivitas GKM. SOP tersebut merupakan manual kerja disertai dengan deskripsi jabatan (tugas, metode, dan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi).
8. Menentukan tema berikutnya.
Tujuannya agar kegiatan GKM tidak berhenti atau selalu berkesinambungan. Ini berarti perusahaan melalui GKM selalu berusaha memperbaiki diri dengan meningkatkan kualitas dari waktu ke waktu tanpa henti. Dalam menentukan tema berikutnya tersebut perlu dikemukakan alasan, data dan tujuan atau sasaran yang akan dicapai.

Baca Selengkapnya......

Komentar dari Konvensi GKM Jawa Tengah 2009

Semangat Pagi !!

Mengikuti konvensi gkm tingkat Jawa Tengah merupakan agenda rutin. Kali ini konvensi diselenggarakan tanggal 28-29 Oktober 2009 di hotel Patra Semarang. Sebagai salah satu peserta tentu penulis mempunyai pendapat tentang penyelenggaraan tahun ini yang terasa cukup menggairahkan, meskipun banyak kekurangan disana-sini. Kegairahan dimulai pada hari pertama yang bertepatan dengan hari Sumpah Pemuda , 20 team yang dibagi menjadi dua stream, A dan B, masing-masing mencoba meyakinkan juri bahwa improvement yang mereka lakukan adalah yang terbaik. Tak jarang perdebatan cukup sengit terjadi antara peserta dan juri terutama di stream B. Mereka mempunyai pendapat yang berbeda meskipun bertujuan sama, peningkatan produktifitas karyawan !!. Beberapa fasilitator yang hadir kurang sependapat dengan juri terkait dengan perbedaan sistem yang diterapkan di GKM, banyak cara yang bisa ditempuh untuk melakukan improvement dan menyelesaikan problem di tempat kerja. Yang penting speak with data and to do the best.

Penyelenggaraan hari kedua lebih menarik dengan diberikan kesempatan peserta menggelar display yang bisa disaksikan oleh semua peserta dan tamu undangan yang hadir. Peserta mencoba unjuk gigi, we are the best !!. Sayangnya, kegairahan di acara pembukaan tidak berlanjut di arena yang sebenarnya....presentasi gugus. Dengan penataan ruangan yang kurang representative, sound system yang ala kadarnya, dan prasarana lain yang kurang mendukung, membuat peserta tidak bisa tampil all out di sesi pembukaan....yel-yel, jeng-jeng, senam, drama dan lain-lain yang sudah dipersiapkan peserta jadi kurang terasa gregetnya. Tetapi semua itu tidak mempengaruhi peserta saat menyajikan materi utama, tetap semangat, tetap bergairah dan berjuang sampai titik darah penghabisan.
Acara yang ditunggu peserta telah tiba, pengumuman sebagai team dengan improvement terbaik. Akhirnya terpilih enam team sebagai GKM terbaik, tetapi sayangnya dari 2 stream yang ada, hanya 1 peserta dari stream A yang masuk, itupun "cuma" sebagai harapan 1, sementara dari stream B ada lima peserta. Waduh gimana nich Pak Juri, kenapa bisa jadi begini....?
Tetapi dalam bertanding selalu harus ada yang terbaik, tidak ada team yang merasa dikalahkan, karena kemenangan bukanlah tujuan akhir mereka. Masih ada tujuan-tujuan lain yang lebih besar terutama peningkatan produktifitas di semua lini di perusahaan, untuk menjadikan perusahaan menjadi yang terbaik. Dengan GKM masalah akan teratasi...!!. Tidak ada kata kalah, yang ada adalah kata sukses atau sedang belajar...! Mari ber-GKM dan Tetap Semangat !!!

Baca Selengkapnya......

Gugus Kendali Mutu

Salam Mutu !

Rekan-rekan penggiat mutu, berikut saya sajikan beberapa hal terkait kegiatan gugus kendali mutu (GKM) yang semakin lama dirasakan semakin bermanfaat bagi peningkatan produktivitas.

Pengertian Gugus Kendali Mutu
Istilah Gugus Kendali Mutu (GKM) pertama kali lahir sebagai respon terhadap munculnya persoalan “krisis produktivitas”. Fenomena ini pertama kali mencuat di dunia industri yang melibatkan negara-negara industri terutama di Jepang dan Amerika pada tahun 1970-an dan 1980-an. Pada saat itu terjadi banjir barang buatan Jepang di pasar Amerika dan Kanada. Sementara itu di Amerika Utara berada dalam periode dengan inflasi tinggi dan pengangguran yang tinggi. Para analis menduga bahwa sumber terjadinya pengangguran yang tinggi adalah karena krisis produktivitas. Oleh karena itu pemecahannya disarankan untuk peningkatkan produktivitas .

Gugus Kendali Mutu dimulai di Jepang setelah perang dunia kedua ketika manajemen Amerika berupa Statistical Quality Control dan ilmu-ilmu lainnya, difungsikan untuk membantu menbangun kembali negara Jepang. Bertahun-tahun metode ini digunakan untuk menyiapkan manajemen dan pekerja hingga pada pertengahan tahun 1950, ketika Dr. Kaoru Ishikawa mulai mengintregrasikan budaya dan ilmu sosial Jepang secara teknik dengan ilmu statistik yang didasarkan pada konsep, pendekatan dan teknik Quality Circle. Hasil dari penggabungan metode ini dinamakan Quality Control Circle (QCC). QCC adalah sebuah proses pemecahan persoalan secara terstruktur yang mengajarkan orang untuk mendifinisikan persoalan secara lebih mendalam sehingga penyebab persoalan yang sebenarnya dapat teratasi.
Konsep Gugus Kendali Mutu merupakan sintesis dari pengendalian mutu dengan menggunakan metode statistik yang berasal dari Amerika dengan kebiasaan organisasi yang terdapat di Jepang. Jepang mengambil konsep pengendalian mutu dan mengembangkan secara pragmatis dalam Gugus Kendali Mutu. Dalam penafsiran ulang yang dilakukan di Jepang, semua orang dalam jenjang organisasi, dari manajemem puncak sampai karyawan paling bawah, memperoleh latihan dalam hal konsep dan teknik pengendalian dengan menggunakan statistik.
Quality Control Circle (QCC) adalah suatu teknik pengawasan kualitas dimana karyawan dan pimpinan bersama-sama mencoba memperbaiki dan meningkatkan kualitas produksi. QCC mengubah tujuan dari mengawasi kualitas menjadi meningkatkan kualitas. Melalui QCC, karyawan dan pimpinan melakukan usaha bersama untuk meningkatkan desain, produktivitas, penekanan biaya produksi, keselamatan kerja, dan pelayanan purna jual. Jika semula pengawasan kualitas hanya diterapkan pada bagian produksi saja, maka di Jepang diterapkan di semua bidang dan bagian operasi perusahaan, sehingga disebut Total Quality Control.
Gugus Kendali Mutu merupakan mekanisme formal yang dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreatifitas di antara karyawan. Kelompok kecil pekerja terlibat dalam suatu proses pengkajian bersaman untuk menyingkapkan dan memecahkan persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan. Gugus Kendali Mutu harus bekerja secara terus menerus dan tidak tergantung pada proses produksi.
Keanggotaan gugus bersifat sukarela dengan jumlah anggota gugus berlainan tergantung pada kebijaksanaan organisasi. Biasanya jumlah itu berkisar antara tiga dan dua puluh karyawan, dengan rata-rata delapan sampai sepuluh orang. Para anggota mengadakan pertemuan secara teratur dan mempelajari kecakapan pergaulan dan metode statistik yang berkaitan dengan pemecahan persoalan, memilih dan memecahkan persoalan. Pertemuan dilakukan secara berkala dan dipimpin oleh kepala kelompok, baik dalam jam kerja normal atas persetujuan pengawas dan di luar jam kerja biasa berdasarkan inisiatif karyawan sendiri.
Dalam kerangka Gugus Kendali Mutu, kepala kelompok tidak mempunyai kekuasaan terhadap anggota lainnya tetapi lebih merupakan seorang moderator pembicaraan yang memperlancar proses pemecahan persoalan. Kebanyakan organisasi juga menggunakan fasilitator. Fasilitator mempersiapkan program pelatihan, memberikan latihan dan bimbingan terus menerus bagi para kepala gugus, dan atas permintaan, memberikan latihan bagi anggota team.
Manfaat penerapan program GKM secara lebih terperinci dapat dilihat dari sisi karyawan dan organisasi perusahaan. Manfaat bagi karyawan :

1. Kesempatan untuk meningkatkan kemampuan pribadi.
2. Mendapat perhatian orang lain.
3. Latihan menganalisis masalah dengan mempergunakan metode-metode statistik yang praktis.
4. Lebih memahami teknik-teknik pengendalian kualitas.
5. Mendorong peningkatan kreativitas.
   

Sedangkan bagi organisasi perusahaan, memberi manfaat :

1. Sarana untuk meningkatkan produktivitas.
2. Kualitas hasil kerja pelayanan dan jasa menjadi lebih baik.
3. Membangkitkan semangat dan mengembangkan rasa memiliki,
4. Bertanggung jawab dan selalu mawas diri dari seluruh karyawan.
5. Mengurangi kesalahan serta memperbaiki mutu.

Disamping adanya manfaat atau keuntungan, bahwa dari terbentuknya GKM, terdapat pula kelemahannya. Kelemahan dari adanya GKM tersebut adalah sebagai berikut:

1. Meski partisipasi dalam gugus bersifat sukarela, akan tetapi dalam prakteknya bukan tidak mungkin terjadinya partisipasi itu karena tekanan sejawat. Jika tidak bersedia ikut ambil bagian dalam gugus akan dipandang sebagai kurangnya perhatian terhadap tujuan perusahaan dan dengan demikian merusak kemungkinan promosi seseorang.
2. Kalau terjadi hal seperti itu GKM menjadi beban dan bukannya suatu kerangka motivasi.
3. Terdapat kekurangan spontanitas gugus menjadi tidak produktif dan tidak aktif.
4. Di beberapa perusahaan peserta GKM mengeluhkan adanya keterlibatan dalam pengendalian mutu atau teknis produksi yang terlalu besar.
5. Perusahaan memberikan tekanan terlalu besar pada produktivitas dari pada potensi karyawan
6. Partisipasi cenderung menjadi sekedar ritual belaka, dan terjadi kehilangan spontanitas.
7. Dampaknya semakin sulit bagi anggota kelompok untuk menemukan persoalan baru untuk diatasi.

Tujuan Gugus Kendali Mutu
Tujuan GKM adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan / instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas. Objek perbaikan (tema) GKM sangat luas meliputi bahan, proses, produk, lingkungan dan lain-lain. Tema perbaikan / objek dapat berasal dari anggota gugus, fasilitator, ketua GKM atau pimpinan perusahaan / organisasi.
Secara lebih terperinci tujuan GKM dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Mengurangi kesalahan dan meningkatkan mutu
2. Mengilhami kerja tim yang lebih baik
3. Mendorong keterlibatan dalam tugas
4. Meningkatkan motivasi karyawan
5. Menciptakan kemampuanmemecahkan masalah.
6. Menimbulkan sikap “mencegah masalah”.
7. Memperbaiki komunikasi dan mengembangkan hubungan di antara manajer dan karyawan.
8. Mengembangkan kesadaran akan keamanan yang tinggi
9. Memajukan karyawan dan mengembangkan kepemimpinan.
10. Mendorong penghematan biaya.

Alasan mengapa kualitas yang ditekankan adalah bahwa dengan tingkat kualitas yang tinggi berarti menyenangkan pelanggan dan mendorong kemajuan bisnis. Selanjutnya pengurangan tingkat cacat atau kerusakan berarti mempertinggi produktivitas dan laba, serta meningkatkan keamanan kerja.

Terdapat beberapa faktor kunci yang menentukan keberhasilan suatu kegiatan gugus kendali mutu. Kunci sukses tersebut adalah :

1. Komitmen dari manajemen puncak terhadap kelangsungan kegiatan GKM dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk ambil bagian dalam memecahkan masalah yang mendorong ke arah peningkatan mutu dan produktifitas, memberikan pengakuan terhadap keberhasilan GKM, diantaranya dengan menghadiri acara penyerahan penghargaan bagi GKM yang berhasil.
2. Menjaga keaktifan dan rutinitas GKM dalam mengadakan pertemuan untuk membahas permasalahan.Dalam hal ini keaktifan anggota dalam diskusi, peran fasilitator dan ketersediaan sarana dan prasarana sangat diperlukan.
3. Kepastian adanya pelatihan yang memadai. Fasilitator harus mampu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang diperlukan ketua gugus dan anggotanya, dan mengusahakan bisa mendapatkan pelatihan yang dibutuhkan.
4. Partisipasi aktif dari manajemen menengah, dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk ambil bagian dalam memecahkan masalah yang mendorong ke arah peningkatan mutu dan produktifitas melalui implementasi program yang disusun GKM, menjamin terlaksananya pelatihan yang dibutuhkan GKM, mengawasi kegiatan GKM di tiap departemen, menghadiri konvensi GKM, melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan konvensi, dan memberikan pengakuan terhadap GKM yang berhasil dalam konvensi.
5. Memelihara kemampuan dalam kepemimpinan di GKM, dimana hal tersebut memungkinkan untuk lahirnya pemimpin-peminpin GKM baru yang berkualitas, mampu membuat perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kerja GKM, menjalin hubungan dengan fasilitator, atasan dan pihak-pihak terkait, memastikan pertemuan GKM berjalan sesuai rencana.
6. Pelaksanaan Konvensi yang teratur dan adanya penghargaan yang memadai bagi GKM yang berhasil dalam konvensi.

Demikian sekilas mengenai GKM, pada tulisan selanjutnya akan saya sajikan langkah-langkah dan alat bantu statistik yang dapat dipakai dalam ber-GKM. Semoga bermanfaat.

Baca Selengkapnya......